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1) Rotinas de fechamento do módulo de Faturamento

O programa de contabilização do faturamento tem como função contabilizar Receitas, Descontos e Impostos. Para contabilizar a receita de venda, será necessário que a nota fiscal tenha uma duplicata. Para contabilizar os impostos, o programa irá considerar os valores dos impostos nos campos it-nota-fisc.vl-icms-it ou vl-ipi-it, validando também o código tributação cd-trib-icm e cd-trib-ipi que deve ser = Tributado ou Reduzido. Dentro desta condição, será contabilizado receita e impostos. E para uma nota fiscal de remessa (não gera duplicata e não é terceiros) o programa irá contabilizar apenas os impostos, desde que a natureza esteja parametrizada para contabilizar. O cálculo do PIS e COFINS independe do tipo de nota, será calculado sempre que houver percentual informado na natureza ou no item. A princípio, este imposto é sobre o Faturamento Bruto de uma empresa, ou seja, notas que geram receitas.

Existe uma regra para gerar uma grade contábil. A regra é com base no cadastro do programa CD0309 (Manutenção Contas Faturamento), que poderá ser conforme a necessidade da empresa. Diante disto, deverão ser observado as informações definidas como chave para o registro de contas, observando que a informação da chave não é obrigatória, podendo utilizar o ? para campos que não são relevantes para a empresa. O programa permite associar as contas por Grupo de Clientes, Canal de Venda, Grupo de Estoque, Família Comercial, Natureza de Operação e Série.

Conferencias das Notas Fiscais antes da contabilização – programa FT0708.

Para rir se todos as Notas Fiscais emitidas no período gerou a grade contábil deverá gerar o programa FT0708 Demonstrativo Contábil do Faturamento, este relatório informará todas as notas emitidas no período com suas respectivas grades contábeis e também as Notas Fiscais que não gerarão grades contábeis. Para as notas fiscal que não gerarão a grade contábil deverá ser criado a grade contábil utilizando o programa acima.

Contabilização mensal do Faturamento – programa FT0708

Somente após realizadas das rotinas anteriores é que deverá ser contabilizado o modulo de estoque.


2) Rotinas para o fechamento do módulo de Estoque

O programa de contabilização do Estoque (CE0412) tem como função efetuar a contabilização das transações ocorridas no modulo de Estoque durante o período que esta realizando o fechamento mensal. A contabilização poderá ser aberta (diária) ou fechada (mensal). Optada por contabilização aberta, será gerada uma referência para cada dia na contabilidade. Quando for fechada será gerada uma única referência no mês, com total dos débitos e créditos dos movimentos do Estoque. O módulo de Estoque por ser responsável pelo controle contábil e físico dos materiais e pelo cálculo do preço médio dos itens fabricados, é o centralizador de muitos movimentos contábeis referentes ao custo dos itens do estoque. Os seguintes movimentos contábeis são contabilizados pelo módulo de Estoque:

Movimento de entrada do Recebimento, o módulo do Estoque recebe os movimentos contábeis referente as entradas de materiais. Quanto aos movimentos referente aos impostos destas notas fiscais e valores a pagar (fornecedores), os mesmos são contabilizados e atualizados na integração do módulo de Recebimento com o módulo de Contas a Pagar.

Movimentos de saída do Faturamento, no momento da atualização das notas fiscais de venda por intermédio da função da função atualização de notas fiscais, os movimentos contábeis referente ao custo do produto vendido são atualizados no módulo de Estoque.

Movimentos de reporte de Produção, o módulo de estoque valoriza ao preço médio, os movimentos dos reportes das ordens de produção, gastos gerais de fabricação e mão de obra aplicados na ordem de produção

Cálculo do Preço Médio – programa CE0401.
Esta rotina irá valorizar todos os itens do estoque que tenham controle total e que tiverem movimentações no período.

Valorização do Estoque – programa CE0404
Esta rotina irá gerar os relatórios por grupo de estoque, depósitos e Itens informando preço, quantidade e valor.

Sumário contábil do Estoque – programa CE 0407
A rotina Sumário Contábil tem como função verificar, atualizar e agrupar os movimentos contábeis que ocorreram no período. Este agrupamento é realizado totalizando-se os débitos e créditos de cada conta contábil, para cada grupo de estoque que possui movimentação no módulo de Estoque no período.

Contabilização mensal do Estoque – programa CE0412
Após realizadas as rotinas anteriores é que deverá ser contabilizado o modulo de estoque.


3) Rotinas para o fechamento do módulo Contas a Pagar

Rotina Mensal – Contabilização do Contas a Receber

Razão Contas a Pagar x Títulos em Aberto:
Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização (Diário e Demonstrativo) é necessário que o saldo do Razão esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto. Caso os saldos não estejam corretos, deve-se primeiramente apurar esta diferença.

Diário Auxiliar:
O Diário auxiliar permite que sejam verificadas todas as transações em nível de Conta Contábil. Neste relatório aparecem somente os lançamentos das espécies que contabilizam, independente se estão contabilizadas ou não.

Demonstrativo Contábil e Contabilização:
Antes da efetiva Contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil seja emitido sem marcar a opção “Gera Dados Contabilização” de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade, no demonstrativo o campo “Gera Dados Contabilização” deve estar marcado, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade.


Inconsistências Contábeis:
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização. O programa Inconsistências Contábeis (prgfin/apb/apb303za.r) apresenta grande vantagem principalmente pelo fato de analisar e apresentar ao usuário as inconsistências contábeis verificadas, economizando grande tempo normalmente destinado a este trabalho quando efetuado manualmente. Pela execução deste programa são efetuadas verificações de inconsistências em contas contábeis, centros de custo, unidades de negócio e quando necessário também de valores..

Demonstrativo contábil do Contas a Pagar:
Após efetuado todos as conciliações deverão ser contabilizados todas as movimentações no módulo contas a pagar através do programa Demonstrativo Contábil Contas a Pagar.

Obs.:Após concluida esta rotina é recomendado o encerramento do período para o módulo contas a pagar através do programa manutenção de exercício contábil para que os usuários financeiros não efetuem novas movimentações para o período encerrado.


4) Rotinas para o fechamento do módulo Contas a Receber

Rotina Mensal – Contabilização do Contas a Receber:

Razão X Títulos em Aberto:
Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização (Diário e Demonstrativo) é necessário que o saldo do Razão esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto. Caso os saldos não estejam coerentes, deve-se primeiro apurar esta diferença.

Demonstrativo Contábil e Contabilização:
Antes da efetiva contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil seja emitido sem marcar contabiliza movimentos de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade no demonstrativo deve estar marcado como contabiliza movimentos, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade

Inconsistências Contábeis:
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização. Exemplo: A conta contábil de saldo vinha recebendo lançamentos até a data do dia 15 do mês corrente, no dia 31 do mesmo mês foi decidido que a conta será encerrada com data do dia 16. Neste caso vale ressaltar que o fato de ter encerrado uma conta no dia 16 não significa que entre esta data e o dia 31 os movimentos foram corrigidos, vale lembrar que passaram alguns dias entre o dia 16 e 31 cujos lançamentos ainda estão na conta antiga. Neste caso o programa de inconsistência indicaria que “existem apropriações contábeis em conta que já foi desativada pela data de fim de utilização”. Para este exemplo bastaria desfazer a contabilização do período e fazê-lo novamente. Este programa também pode apontar outros tipos de erro e para esta finalidade foi criado também o programa: Relatórios\Operacionais\Consultas de Títulos, que verifica se existe coerência de dados para os títulos analisados.

Conciliação Contábil:
Este programa compara os saldos das contas contábeis de saldo na contabilidade x saldo das apropriações contábeis nos módulos e aponta as diferenças em valor para serem corrigidas. Obs.: Para que a performance deste programa atenda as expectativas sugerimos que seja utilizado diariamente ou no máximo semanalmente.

Demonstrativo contábil do Contas a Receber:
Após efetuado todos as conciliações deverá ser contabilizado as movimentações no módulo contas a pagar através do programa Demonstrativo Contábil Contas a Pagar.


5) Rotinas para o fechamento do módulo Caixa e Bancos

A contabilização do Caixa e Bancos funciona da seguinte forma:

Para cada movimento incluído, serão geradas automaticamente no mínimo duas apropriações contábeis, um débito e um ou mais créditos. Para que essas apropriações contábeis possam ser feitas, é necessário que as contas contábeis das contas correntes envolvidas estejam associadas às finalidades: Principal Ativo, Principal Passivo, Débito Padrão e Crédito Padrão dependendo do tipo de transação de caixa das mesmas.
Todas as movimentações efetuadas no módulo caixa e bancos serão contabilizados por este módulo, já as movimentações geradas nos módulos contas a pagar, contas a receber e aplicações e empréstimos que movimentam os contas correntes controlados pelo modulo caixa e banco, serão contabilizadas pelos seus respectivos módulos.

Inconsistências Contábeis:
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização, economizando grande tempo normalmente destinado a este trabalho quando efetuado manualmente. Pela execução deste programa são efetuadas verificações de inconsistências em contas contábeis, centros de custo, unidades de negócio e quando necessário também de valores.

Demonstrativo contábil do Caixa e Bancos:
Após efetuado todos as conciliações nos contas correntes deverá ser contabilizado as movimentações no módulo caixa e bancos através do programa Demonstrativo Contábil Caixa e Bancos.


6) Rotinas para o fechamento do módulo Aplicações e Empréstimos

Fechamento Mensal no módulo Aplicações e Empréstimo

Antes de efetuar a contabilização dos movimentos gerados no módulo Aplicações e Empréstimos, deverá ser efetuadas as conciliações conforme abaixo:
a) Emitir o resumo de Aplicações / Empréstimos para o último dia do período que esta sendo conciliado e para o último dia do período anterior;
b) Emitir o Razão de movimentos APL para o período que esta sendo conciliado e para o período anterior, não marcar o campo “calcula variação cambial”;
c) Emitir o Diário Auxiliar APL para o período (conta de saldo do produto financeiro) que esta sendo conciliado.

Inconsistências Contábeis:
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização, economizando grande tempo normalmente destinado a este trabalho quando efetuado manualmente. Pela execução deste programa são efetuadas verificações de inconsistências em contas contábeis, centros de custo, unidades de negócio e quando necessário também de valores.

Demonstrativo contábil de Aplicações e Empréstimos:
Após efetuado as conciliações deverá ser contabilizado as movimentações no módulo Aplicações e Empréstimos através do programa Demonstrativo Contábil.


7) Rotinas para o fechamento e contabilização do módulo Imobilizado (Ativo Fixo)

O módulo de Ativo Imobilizado registra todas as movimentações (entradas, baixas e transferências), bem como as depreciações calculadas mensalmente, individualmente ou por grupo de bens.

As movimentações das aquisição de bens tem origem no recebimento e alimentam a conta transitório de patrimônio e somente após a contabilização do módulo de estoque do período serão efetuadas as conferencias (conciliações) através do programa CE 0403 para que os bens sejam incluídos no módulo FAS.

Implantação no Sistema do Imobilizado (módulo FAS)
Tendo informações da quantidade e valores a serem implantados, incluímos todos os bens do período.
Os bens a serem implantados poderão ser separados em Imóveis – Máquinas e Equipamentos – Móveis e Utensílios – Veículos – Informática – Radares – etc.,
Deve-se atentar para a unidade negócio e centro de custo onde o bem será implantado.
Ao fazermos uma inclusão no Sistema de Imobilizado, automaticamente será feito um crédito na conta Transitória de Patrimônio, debitando uma Conta do Ativo Imobilizado – ex.:
C. 900000.11 (TRANSITORIA PATRIMONIO)
D.130201.06 (MAQUINAS E EQUIPAMENTOS)
Sendo assim, no final de todas as inclusões, a Conta 900000.11 – terá seu saldo zerado.

Calculo de Bem Patrimonial
O cálculo dos bens do Ativo Fixo deverá ser realizado no programa de Cálculo Bem Patrimonial (prgfin/fas/fas704aa.r). Onde poderá ser feito individualmente (para um bem), ou por Faixa de Bens, estabelecimentos, contas patrimoniais, etc.). Se utilizar esse programa, não é necessário executar mais nenhum programa para fazer o cálculo dos bens.

- Situação onde podemos calcular um bem - individualmente

- Situação onde calculamos todos os bens de um determinado estabelecimento

- Situação onde calculamos uma faixa de bens – ex.: 2222 ao 3333

O campo Cenário Contábil poderá ou não ser informado, se deixar em branco gerará o cálculo para todos os cenários contábeis em que se controla os bens do Ativo Fixo;
No campo Fim Cálculo deverá informar até qual data o cálculo deverá ser executado. Exemplo: Se desejar executar o cálculo de dezembro, informar 31/12/2015;
Se o cálculo de um bem foi realizado, e o programa é executado novamente para esse bem, o cálculo não ficará duplicado, o programa verifica se já tem cálculo para o período e não faz novamente.
Ao término do cálculo deverá sempre verificar o arquivo gerado, se existirem mensagens de erro significa que para esses bens o cálculo não foi realizado, para os bens sem erro o cálculo foi realizado, deverá acertar as inconsistências e fazer o cálculo novamente.

Contabilização do Bem Patrimonial
Para realizar a contabilização será utilizado o programa de Contabilizar Movimentação (prgfin/fas/fas705aa.r). Caso não existir nenhum movimento ou cálculo nos bens, não contabilizará nada.

Ao executar esse programa será gerado um lote na contabilidade com vários lançamentos contábeis.


8) Rotinas para do módulo Folha de Pagamento

Todas as rotinas de fechamento da Folha de Pagamento é efetuada dentro do próprio módulo pelos usuários do RH e somente após efetuado todos os cálculos de fechamento será gerado um Demonstrativo Contábil com todas as movimentações por evento o qual será encaminhado e conferido pela contabilidade e caso algum evento esteja faltando canta contábil, unidade de negócio ou centro de custo deverá ser corrigido dentro da própria folha e gerado e encaminhado a contabilidade, novamente o Demonstrativo Contábil . Após feita esta conferencia o RH deverá gerar o lote contábil que será exportado para a contabilidade através de uma matriz de tradução de conta contábil externa e após contabilizado o lote as demais conferencias serão realizadas pela contabilidade.
Devido a contabilidade não ter acesso ao módulo da Folha de Pagamento não temos como efetuar as conferências antes da efetiva contabilização.

9) Manuais TDN Datasul - DFGL0041 - Conciliações Contábeis

A partir do Totvs 11, foram desenvolvidas funcionalidades referente a Conciliações Contábeis do CA Dr. Fechamento dos módulos Contas a Receber, Contas a Pagar, Caixa e Bancos com a Contabilidade.

Abaixo as conciliações que foram desenvolvidas:
- Conciliação Contas Banco CMG (prgfin/fgl/fgl405ac.r)
- Conciliação ACR x FAT x FGL (prgfin/fgl/fgl222zc.r)
- Conciliação APB x REC x FGL (prgfin/fgl/fgl738za.r)
- Conciliação Saldo ACR (prgfin/fgl/fgl739za.r)
- Conciliação Saldo APB (prgfin/fgl/fgl740za.r)
- Conciliação Encontro de Contas ACR x APB (prgfin/fgl/fgl224za.r)

Os programas acima citados são encontrados no menu acessando Financeiro/ Controladoria -> Contabilidade Fiscal -> Tarefas.

Demonstraremos na sequência cada uma das conciliações.

Conciliação Contas Banco CMG

Este programa tem por objetivo permitir a conciliação das contas contábeis de banco. Caso o saldo inicial entre a contabilidade e o módulo de Caixa e Bancos não sejam iguais, deverá ser verificado em data anterior, sendo que a diferença está em períodos anteriores.

Conciliação ACR x FAT x FGL

Este programa tem por objetivo permitir a conciliação entre os títulos do ACR com origem Faturamento e o valor contabilizado com origem ACR na conta selecionada e as notas do faturamento o valor contabilizado na conta com origem Faturamento. Os títulos do ACR, são buscados com base na conta selecionada na Janela Faixa, e as notas do faturamento, são buscadas com base na faixa de datas e estabelecimento parametrizados na Janela Filtro. A conciliação contábil considera a relação da nota fiscal com o número do processo de exportação informado no módulo Faturamento.

Conciliação APB x REC x FGL

Este programa tem por objetivo permitir a conciliação entre os valores contabilizados com origem APB e os títulos do APB com origem Recebimento, e compara com os valores contabilizados com origem REC e as notas do recebimento com base na conta selecionada.

Conciliação Saldo ACR

Este programa tem por objetivo permitir a conciliação entre o saldo em aberto apresentado para as contas de saldo de clientes no módulo Contas a Receber e o saldo em aberto apresentado no módulo Contabilidade Fiscal (FGL).

Conciliação Saldo APB

Este programa tem por objetivo permitir a conciliação entre o saldo em aberto apresentado para as contas de saldo de fornecedores no módulo Contas a Pagar e o saldo em aberto apresentado no módulo Contabilidade Fiscal (FGL).

Conciliação Encontro de Contas ACR x APB

Este programa tem por objetivo permitir verificar se os lançamentos nas contas contábeis referente aos módulos Contas a Receber e Contas a Pagar resultantes do encontro de contas conferem com os registros no módulo Contabilidade.

Obs.: Com relação as CONCILIAÇÕES OPERACIONAIS as dúvidas devem ser direcionadas para o módulo de origem dos movimentos, por exemplo, dúvida sobre conciliação do APB deve ser visto com suporte da equipe do financeiro.


10) Manuais TDN Datasul - Para que serve o programa de contabilização do estoque CE0412

Sintoma: Para que serve o programa de contabilização do estoque (CE0412)?

Causa: Para que serve o programa de contabilização do estoque (CE0412)?

Solução: O programa de Contabilização do Estoque (CE0412) tem como função efetuar a contabilização das transações ocorridas no módulo de Estoque durante o período que esta realizado o fechamento mensal, enviando os valores que foram sumarizados, para o módulo da Contabilidade. É pré-requisito para a execução da Contabilização que o programa de Sumarização do Estoque (CE0407) tenha sido executado na opção “Atualiza” e que não tenham ocorrido erros durante esta execução. Maiores informações ler a FAQ 54076.
O programa CE0412 também permite fazer a descontabilização do período e, sempre que for realizada esta função, as referências no módulo da Contabilidade deverão ser eliminadas manualmente para que, os lançamentos do estoque não fiquem duplicados naquele módulo. A rotina de descontabilização do estoque é executada quando se faz necessário ajustar valores no módulo de estoque referente a acertos nos lançamentos contábeis. Caso isto seja necessário e, o usuário opte por não descontabilizar o período, os acertos deverão ser realizados no próprio módulo da Contabilidade, mas, o usuário deverá estar ciente que os valores entre estes dois módulos estarão diferentes por conta destes lançamentos/ajustes manuais que foram realizados no módulo da Contabilidade.
A rotina de contabilização do estoque esta preparada para ser executada com o módulo da Contabilidade dos produtos EMS 2 e EMS 5 como também poderá gerar arquivos para serem importados por outros produtos, caso a empresa não trabalhe com o módulo da Contabilidade Datasul EMS. Para as empresas que não possuam o módulo da Contabilidade Datasul EMS, através do programa de parâmetros do estoque (CE0101), no campo “Geração Dados Contabilização”, deve-se selecionar a forma como os movimentos contábeis do estoque serão contabilizados. Maiores informações, favor verificar a documentação do programa CE0101.
O período poderá ser contabilizado por estabelecimento ou de forma única, esta funcionalidade dependerá da parametrização do módulo de Estoque (CE0101), pasta “Fechamento”.

A Contabilização do Estoque (CE0412), será executado antes do fechamento de período (CE0409) e após a execução do programa de sumarização contábil (CE0407). Períodos que já foram fechados no estoque somente poderão ser descontabilizado se os mesmos forem reabertos no módulo de estoque.
O programa de Contabilização do Estoque envia para o módulo de Contabilidade somente o saldo das contas contábeis, ou seja, baseando-se no que foi sumarizado no período será calculada a diferença entre os valores de Débito e de Crédito. O valor resultante é que será enviado para a Contabilidade. No módulo da Contabilidade, o saldo final da conta contábil será o saldo inicial mais o valor “saldo” enviado pelo módulo de Estoque. Caso tenha ocorrido ajustes manuais no módulo da Contabilidade, estes influenciarão o saldo final da conta contábil.
A contabilização será Aberta (Diária) ou Fechada (Mensal). Optando por contabilização Aberta, será gerada uma referência para cada dia na contabilidade. Quando for Fechada, será gerada uma única referência no mês, com o total dos Débitos e Créditos dos movimentos do estoque.
Na release 206B existe a função da Unidade de Negócio, assim o sistema irá contabilizar os movimentos de estoque conforme a unidade de negócio que cada movimento foi criado. O usuário deverá verificar se o módulo da Contabilidade esta trabalhando com “Matriz de Tradução”, neste caso, poderá existir diferença no código da conta contábil que foi enviada pelo Estoque e a conta que foi recebida na Contabilidade.

O módulo de Estoque, por ser responsável pelo controle contábil e físico dos materiais e pelo cálculo do preço médio dos itens fabricados, é o centralizador de muitos movimentos contábeis referentes ao custo dos itens do estoque. Os seguintes movimentos contábeis de outros módulos são contabilizados pelo módulo de estoque:
a) Movimentos de Entrada do Recebimento: no momento da atualização das notas fiscais por intermédio da função Manutenção Documentos (RE1005), o módulo de Estoque recebe os movimentos contábeis referentes às entradas de materiais. Esses movimentos de controle contábil do item no estoque são valorizados ao preço informado na primeira fase do cálculo do preço médio. Quanto aos movimentos referentes aos impostos dessas notas fiscais e valores a pagar (fornecedores), os mesmos são contabilizados e atualizados na integração do módulo de Recebimento com o módulo de Contas a Pagar (Datasul EMS ou EMS5) e também na atualização da nota fiscal.
b) Movimentos de Saída do Faturamento: no momento da atualização das notas fiscais de venda por intermédio da função Atualização Notas Fiscais (FT2100), os movimentos contábeis referentes ao custo do produto vendido são atualizados no módulo de estoque. Os movimentos referentes aos impostos são atualizados no módulo de Contabilidade, por intermédio da função Contabilização do Faturamento (FT0608).
c) Movimentos do Reporte da Produção: o módulo de estoque valoriza ao preço médio (CE0401) na quarta fase do cálculo, os movimentos do reporte das ordens de produção, gastos gerais de fabricação e mão-de-obra aplicados à ordem de produção. Se a empresa trabalhar com forma de custeio on-line, a valorização do reporte da ordem será realizado no momento da criação do movimento no módulo de estoque mas, a contabilização será realizada no final do período.
d) Movimentos das Ordens de Investimentos: quanto aos movimentos referentes às ordens de investimentos, são valorizados ao preço médio todos os movimentos de requisições ligadas à ordem de investimentos.
Observação: Detalhes referentes às Contabilizações de Notas Fiscais de Entrada podem ser obtidos no Manual de Referência do Recebimento – Processo Contabilizações do Recebimento; referentes às Notas Fiscais de Saída, no Manual de Referência do Faturamento - Processo Contabilizações do Faturamento; referentes ao Reporte da Produção de Custos, no Manual de Custos – Processo Valorização das Ordens de Produção.

Considerações sobre as Contas do Estoque:
a) Contas Transitórias: são contas intermediárias para lançamentos que ocorrem nas integrações entre os módulos ou dentro de um mesmo módulo. São indicadoras de alerta, pois tais contas, no fechamento contábil, devem ter seus saldos zerados. É utilizada para a contabilização das transferências entre depósitos e transferências entre estabelecimentos. Na função Manutenção de Contas do Sistema (CD0108), pasta Estoque, a conta estará marcada como “Transferência”. São definidas no programa de manutenção de estabelecimento estoque (CD0611).
b) Contas de Saldo: são contas que representam os saldos dos estoques na contabilidade. As contas de saldo são definidas na função Manutenção de Contas para Contabilização (CE0110). Na função Manutenção Contas de Sistemas (CD0108), pasta Estoque, as contas de saldo terão a opção “Saldo por Grupo de Estoque”.
c) Contas de Aplicação: são as contas de despesas utilizadas na contabilização das movimentações de itens de débito direto e físico. São definidas na função Manutenção de Itens Materiais (CD0138). Na função Manutenção Contas de Sistemas (CD0108), pasta Estoque, esta conta contábil estará como: Consumo (caso deseja-se atualizar o consumo de material) e Não Consumo (quando não se quer atualizar o consumo de material).
d) Contas de Absorção: são as contas que absorvem os custos de mão-de-obra por centro de custos que foram apropriados na fabricação dos produtos semi-acabados e acabados.

Como regra geral, as contabilizações efetuadas para cada movimento do Estoque são:
==> Movimentos de Entrada:
DÉBITO: Conta Saldo do Item
CRÉDITO: Conta de contra-partida informada
==> Movimentos de Saída:
DÉBITO: Conta de contra-partida informada
CRÉDITO: Conta Saldo do Item

Maiores informações sobre os demais campos do programa de Contabilização, favor consultar o manual de Referencia do Produto EMS referente ao programa CE0412.

Resumo das Ocorrências de Erro. Este resumo considera apenas as mensagens de erro do módulo de Estoque. Mensagens originarias da Contabilidade não estão descritas nesta FAQ e, para o esclarecimento das mesmas, favor acionar o suporte do módulo de Contabilidade:

Mensagem: 1 – Já existe ocorrência em Estabelecimento informada.
Solução: Na página de digitação esta se informando mais de uma vez o mesmos estabelecimento.

Mensagem: 56 – Estabelecimento estoque inexistente.
Solução: Verifique se o estabelecimento informado na página de seleção esta cadastrado nos programas CD0602 e CD0611.

Mensagem: 56 – Estabelecimento inexistente.
Solução: Verifique se o estabelecimento informado na página de seleção esta cadastrado nos programas CD0602 e CD0611.

Mensagem: 73 – Nome de arquivo inválido.
Solução: Nome de arquivo informado não é compatível com o sistema operacional.

Mensagem: 333 – Período inválido.
Solução: Quando o tipo de fechamento é único e a data informada na tela do programa CE0412 é menor que o primeiro dia do período em aberto no estoque (ver CE0101).

Mensagem: 493 – Empresa principal não cadastrada.
Solução: A empresa que esta parametrizada nos parâmetros do estoque (CE0101) não esta cadastrada no sistema (CD0104).

Mensagem: 1059 – Parâmetros do estoque não cadastrado.
Solução: Os parâmetros do módulo de Estoque devem ser cadastrados através do programa CE0101.

Mensagem: 1655 – Período informado é invalido.
Solução: Quando o tipo de fechamento é único e a data informada na tela do programa CE0412 é maior que o último dia do período em aberto no estoque (ver CE0101).

Mensagem: 2635 – Cálculo do preço médio não calculado.
Solução: O estabelecimento trabalha com tipo de custeio ao médio e ainda não foi executado o preço médio até o final. Deve ser verificado se não ocorreram erros no log do CE0401 indicando que o preço médio não foi calculado até o final. Verificar também se o médio foi executado para todas as fases.

Mensagem: 2640 – Módulo da Contabilidade não implantado.
Solução: Este erro ocorre quando o módulo da Contabilidade não esta implantado nos cadastros de parâmetros globais (CD0101), e o módulo de multiplanta não esta implantado e, o cliente não possui integração com o produto EMS 5 e o módulo de Estoque esta parametrizado para realizar de forma integrada o envio de dados para a Contabilidade (CE0101).

Mensagem: 2643 – Processamento do fechamento já iniciado.
Solução: Ocorre quando existe outra máquina que já iniciou o processo de contabilização. Verificar se existe outro usuário executando este programa, em caso negativo, verifique com o seu administrador de banco de dados se, existe algum usuário preso no banco.

Mensagem: 2644 – Período não pode ser descontabilizado.
Solução: Este erro ocorre quando para a descontabilização é informada uma data que é maior que a data da última contabilização do estoque. Para tipo de fechamento único, a data da ultima contabilização é mostrada no programa CE0101. Para tipo de fechamento por estabelecimento, a data da última contabilização é mostrada no programa CD0611, sendo que neste caso deve´se posicionar no estabelecimento que esta sendo descontabilizado.

Mensagem: 2645 – Geração já efetuada.
Solução: Ocorre quando já foi gerada a contabilização do estoque para o período.

Mensagem: 2728 – Mensagem de advertência.
Solução: Informa que para descontabilizar o período deve-se eliminar as referencias na Contabilidade que foram geradas pela descontabilização do período/estabelecimento. Para que ao contabilizar novamente este período não ocorra lançamento em duplicidade na contabilidade ou, o erro de débito e crédito não confere.

Mensagem: 2733 – Mensagem de advertência.
Solução: Contabilização do estoque não pode ser efetuada devido à existência de movimentos para contas contábeis inconsistentes. Favor verificar relatório de log do programa CE0412 que apresenta problemas encontrados e, proceder com a correção dos mesmos.

Mensagem: 2858 – Usuário sem permissão para acessar o programa.
Solução: Solicitar permissão de acesso ao Administrador de seu sistema. Esta acesso é liberado através dos módulos de Segurança e Menu.

Mensagem: 3045 – Programa não cadastrado no menu.
Solução: Realizar o cadastro através do programa men012aa.

Mensagem: 4025 – Período já contabilizado, execução não permitida.
Solução: Indica que o período já foi contabilizado no estoque. Ver data contabilização no programa CE0101 em caso de tipo de fechamento único ou no CD0611 no caso de fechamento por estabelecimento. Neste segundo caso, posicionar no estabelecimento que esta sendo contabilizado e consultar a data da contabilização. Quando este erro ocorre indica que a referencia já foi enviada para o módulo da Contabilidade. Fazer a consulta da referencia naquele módulo.

Mensagem: 4169 – Criado pedido para execução batch.
Solução: O processo de criação do pedido no RPW ocorreu com sucesso, sendo necessária agora a execução do pedido pelo servidor de execução. Se algum pedido de execução foi agendado, este pedido já esta confirmado e será executado na sua respectiva data.

Mensagem: 4306 – Erro na configuração da impressora.
Solução: Provavelmente aconteceu um dos seguintes erros: O usuário não possuí nenhuma impressora associada. A impressora não possui nenhum tipo de layout cadastrado. A impressora não existe. O layout informado não existe.

Mensagem: 4893 – Nome do arquivo inválido.
Solução: Este erro ocorre quando o tipo de fechamento é único e o tipo de integração entre Estoque e Contabilidade é exporta (CE0101), quando o usuário informa na tela do programa CE0412 o nome de um arquivo que não é compatível com o seu sistema operacional ou, o nome do arquivo esta em branco.

Mensagem: 5749 – Diretório informado no caminho do arquivo não existe.
Solução: Diretório informado no caminho do arquivo para destino relatório não existe em seu sistema de arquivos.

Mensagem: 8525 – A senha informada no registro é invalida.
Solução: Erro de validação do produto. Entrar em contato com o suporte referente ao registro de produto.

Mensagem: 8527 – Acesso aos programas do módulo negado.
Solução: Não possui acesso ao módulo ao qual o programa esta associado. Entrar em contato com o suporte referente ao registro de produto.

Mensagem: 8532 – O número de usuários ativo no sistema esta esgotado.
Solução: Espere a liberação de acesso por outro usuário que esteja acessando o EMS Datasul.

Mensagem: 8536 – A data de validade do contrato expirou.
Solução: Erro de validação do produto. Entrar em contato com o suporte referente a registro de produto e solicitar novo número do produto e atualizá-lo.

Mensagem: 15508 – Sumário contábil atualizado somente até.
Solução: Este erro ocorre quando o período que esta sendo contabilizado ainda não foi sumarizado.

Mensagem: 16459 – Ano fiscal não esta cadastrado.
Solução: Cadastrar os períodos contábeis através do programa CD0120 - Manutenção Ano Fiscal

Mensagem: 17109 – Ultimo período fechado deverá ser informado nos parâmetros.
Solução: Cadastre a data do último período fechado através do programa CE0101, quando o tipo de fechamento do estoque for "Único" ou, através do programa CD0611, quando o tipo do fechamento for por Estabelecimento.

Mensagem: 17145 – Não foi possível efetuar a contabilização do estoque.
Solução: Ocorre quando o módulo da Contabilidade e Multiplanta estão como não implantado no EMS (CD0101). Para realizar a contabilização ou o módulo de Contabilidade deve estar implantado ou a empresa deverá estar trabalhando com Contabilidade Centralizada e, para isto o módulo de Multiplanta deverá estar marcado.

Mensagem: 18740 – Ano fiscal não esta cadastrado.
Solução: Cadastrar os períodos contábeis através do programa CD0120 - Manutenção Ano Fiscal.

Mensagem: 19170 – Ocorreram problemas na contabilização do estoque.
Solução: Ocorre quando já foi iniciada a Contabilização do módulo de estoque mas a contabilização não chegou até o fim. Verificar se já foram geradas referencias na Contabilidade e abrir FO para o componente CE0412 reportando o problema encontrado e a existência de referencia no módulo de Contabilidade.

Mensagem: 27576 – Não foi possível abrir o arquivo.
Solução: Geralmente ocorre para geração de relatório em terminal.Verifique se existe um editor de textos padrão para a visualização do relatório informado nas preferências do usuário, e se o mesmo é válido. Independente de ser aberto ou não, o arquivo sempre é gerado no diretório temporário da sessão.

Mensagem: 32552 – Impressão Desabilitada.
Solução: Por parametrização do administrador, a impressão em PDF deste relatório foi desabilitada. Para maiores informações, entre em contato com o administrador. Se este comportamento não for desejado, favor verificar a parametrização deste relatório no Cadastro de Programas.


11) Manuais TDN Datasul - Rotina de Fechamento de Estoques e Custos

1.1. Fechamento do Recebimento Fiscal

Para fechamento do recebimento fiscal, inicialmente deve ocorrer a liberação do fechamento do recebimento fiscal / contábil para dar seqüência ao fechamento de estoques. Nesta etapa, é efetuada a escrituração das notas fiscais que deram entrada no recebimento de materiais. Envolve a correção de possíveis erros de consistências fiscais, a contabilização e análise dos lançamentos contábeis. Após a conciliação e validação dos lançamentos, na seqüência, é passado para a etapa do fechamento de estoques. A etapa do fechamento do recebimento, pode ser feita diariamente para diminuir as atividades do fechamento no final do mês. Abaixo está o passo a passo das atividades a serem realizadas no fechamento do recebimento fiscal.

01 - SUP3640 - Fechamento do Recebimento Fiscal - Encerrar a digitação dos documentos fiscais de entrada no recebimento de materiais. Atualizar os campos Data último fech.Recebto e Data ultimo fech. I.P.I para o último dia do mês que estiver em processo de fechamento.

02 - SUP0980 - Emissão dos Processos Fiscais Pendentes - Analisar e eliminar as consistências do relatório até a regularização total das pendências. Os documentos fiscais deverão ser corrigidos utilizando os programas SUP3760 - Notas fiscais, o SUP0580 - Fretes e o SUP9220 - Fretes de autônomos.

03 - SUP1430 - Gera Lançamentos Contábeis - Processar o programa de geração dos lançamentos contábeis automáticos do período de fechamento.

04 - SUP1710 - Notas Fiscais/Fretes não Contabilizados - Analisar e eliminar as consistências do relatório até a regularização total das pendências. Os documentos fiscais não contabilizados deverão ser analisados e corrigidos quanto a contabilização, utilizando os programas SUP3760, o SUP0580 e o SUP9220. Após correção dos documentos, iniciar o fechamento a partir do passo 03.

05 - SUP1650 - Relatório dos Lançamentos Contábeis (Recebimento) - Analisar e eliminar as consistências dos lançamentos contábeis das notas fiscais com erro na contabilização. A mensagem "Conta contábil igual a zero ou total de debito difere do total de credito" deverá ser corrigida nas notas fiscais que estiverem com este problema. Os documentos fiscais deverão ser corrigidos utilizando os programas SUP3760, o SUP0580 e o SUP9220. Após a correção dos documentos, iniciar o fechamento a partir do passo 03.

Poderá ser utilizado o programa SUP1730 - Emissão dos Lançamentos Contábeis (Recebimento), para análise dos lançamentos das notas fiscais recebidas no período. Este programa tem as mesmas funcionalidades do SUP1650 com outros filtros e quebras.

06- Efetuar a conferência dos totais a débito e a crédito da capa de lote CON4090 - Guia de lotes efetivados, com os totais do relatório dos lançamentos contábeis do recebimento SUP1650. Estes totais deverão fechar, caso não fechem, significa ainda existem avisos de recebimentos com lançamentos contábeis pendentes de regularização. Rever o processo de análise e resolução das consistências e iniciar o fechamento a partir do passo 03.

1.2. Fechamento dos Estoques

Segue o passo a passo das atividades a serem realizadas no fechamento dos estoques:

07 - SUP5000 - Relação dos Avisos de Recebimento em Processo de Contagem - Efetuar a contagem dos avisos de recebimento pendentes de contagem e que estão identificados na listagem emitida pelo programa, utilizando o programa SUP0530 - Contagem e SUP2850 - Relatório de AR (Aviso de recebimento) em inspeção/inspecionados, lista AR com pendência de inspeção no SUP0570 - Inspeção.

08 - VDP0500 - Atualiza Data Fechamento Estoque (Comercial) - Informar que o módulo de faturamento encerrou a emissão de notas fiscais para o mês em processo de fechamento.

09 - SUP1940 - Bloqueia Movimentação - Informar que o módulo de suprimentos encerrou a emissão de notas fiscais para o mês em processo de fechamento.

10 - MAN3870 - Fechamento Mensal Manufatura - Informar que o módulo de manufatura encerrou o apontamento de produção para o mês em processo de fechamento.

11 - SUP1700 - Relatório das Diferenças entre o Físico e o Contábil - Analisar e solucionar todas as pendências relacionadas no relatório acima. Somente continuar o processo de fechamento depois de terem sido resolvidas as pendências para todos os tipos de itens. O acerto poderá ser efetuado pelo SUP1499 - Consistências - Acerto Diferença Físico x Contábil.

12 - Cadastrar uma versão de custos contábil no CST5820 - Versão de custo, referente ao mês de fechamento.

13 - CST8610 - Valorização dos estoque - Marcar e executar os processos Valorizar entradas recebimento?, Valorizar transferências entre unidades?, Calcula custo devolução clientes? (Caso o cliente optar em igualar os custos entre as notas fiscais de saída com a de devolução de clientes relacionadas a mesma nota fiscal) e Calcular custo médio?.

14 - SUP1810 - Consistências do Recebimento - Analisar e eliminar as consistências dos avisos de recebimento que são mostradas no relatório. Iniciar do passo 14 enquanto não forem resolvidas todas as consistências.

15 - SUP2080 - Consistências do Estoque - Analisar e eliminar as consistências dos itens comprados que são mostradas no relatório. Iniciar do passo 14 enquanto não forem resolvidas todas as consistências.

16 - SUP1820 - Movimento Mês - Emitir o relatório para itens comprados. Conferir o relatório resumo, onde não pode apresentar diferença entre o estoque final calculado com o estoque final contábil. Caso houver diferenças nestes valores, significa que as consistências não foram eliminadas, e portanto deverá ser iniciado o processo de fechamento do passo 14 enquanto houver consistências não regularizadas.

17 - SUP1750 - Fechamento Conta Almoxarifado - Listar o relatório para exibir os avisos de recebimento somente com diferenças. Caso houver diferenças no aviso de recebimento, significa que as consistências não foram eliminadas, e portanto deverá ser iniciado o processo de fechamento do passo 14 enquanto houver consistências não regularizadas.

18 - Efetuar o comparativo entre o total a débito das contas de estoque listadas pelo programa SUP1650 com o total das operações de entrada de aviso de recebimento (de origem fornecedor) do relatório do SUP1820 resumido. Caso houver diferenças, significa que as consistências mostradas no relatório SUP1750 não foram eliminadas. As diferenças deverão ser corrigidas e o processo de fechamento deverá ser iniciado a partir do passo 14.

19 - Efetuar o comparativo entre o total a crédito das contas de estoque listadas pelo programa SUP1650 com o total das operações de devolução de aviso de recebimento (de destino fornecedor) do relatório do SUP1820 resumido. Para solucionar estas diferenças deverá ser seguido o passo a passo abaixo:
- Emitir o relatório analítico SUP2710 - Relatório Crítica para Auditoria por Tipo de Item, Grupo de Estoque e Operação de Estoque.
- Comparar os totais das saídas de cada dia, das operações de devoluções e de débito a fornecedores do SUP2710 com os totais de CREDITO dia-a-dia do relatório SUP1650 identificando os dias que apresentaram divergências.
- Para os dias que apresentarem divergências, emitir o SUP2110 - Listagem Diária da Movimentação de Estoque, das operações de devoluções a fornecedores e de débito a fornecedores, ordenado por data/operação/doc/item e o relatório SUP1650 - Lançamentos Contábeis - Analítico.
- Comparar os relatórios SUP2110 com o SUP1650 por documento. Uma vez identificadas as diferenças, proceder a correção e iniciar o processo de fechamento a partir do passo 14.

20 - SUP5460 - Consumo de Estoque por Centro de Custo - Emitir e conferir se a soma das operações de consumo para centros de custo do SUP1820 resumido fecha com o total geral do SUP5460. Caso não fechem, significa que existem movimentações de estoque de consumo por centro de custo com conta contábil diferente do tipo 08 -centro de custo. As contas destas movimentações deverão ser alteradas pelo programa SUP0710/SUP50003 - Movimentação Diária, pela função D_modifica_conta/Modificar.

21 - SUP7660 - Lançamentos Contábeis do Estoque Analítico - Emitir o relatório para os itens comprados considerando todas as operações de estoque listadas no SUP1820 resumido. Todas as operações de estoque listadas no SUP1820 deverão estar cadastradas no SUP3290 - Contabilização Automática. Analisar as consistências emitidas pelo SUP7661 - Relatório dos erros na contabilização, que deverão ser regularizadas antes do prosseguimento do fechamento. Após as correções, analisar a necessidade de iniciar o processo de fechamento a partir do passo 14, ou apenas extrair os relatórios para conferência.

22 - Os totais de cada operação de estoque mostrada no SUP7660 deverão fechar com os totais de cada operação mostrada no SUP1820 resumido.

23 - SUP7620 - Lançamentos Contábeis - Por Conta - O total dos débitos deve fechar com o total de créditos, bem como estes totais devem fechar com o total emitido pelo SUP7660. Caso haverem diferenças, significa que existem diferenças não regularizadas nas etapas anteriores.

24 - SUP3010 - Inventário Físico Contábil - Emitir para itens comprados.

25 - SUP8710 - Posição dos Estoques por Conta Contábil - Emitir para itens comprados.

26 - SUP4880 - Movimento de Estoque Fechamento - Emitir para itens comprados.

27 - SUP2050 - Resumo Movto. por Categoria - Emitir para itens comprados.

28 - Verificar se os totais dos relatórios SUP3010, SUP8710, SUP4880 e SUP2050 batem com o total do relatório SUP1820 resumido em relação ao campo Estoque Final Contábil. Caso não esteja batendo, significa que existe alguma diferença de valor não regularizada no relatório SUP2080. As diferenças deverão ser corrigidas e o processo de fechamento deverá ser iniciado a partir do passo 14.

29 - Caso o parâmetro de efetivação automática do lote EST não esteja marcado, efetivar na contabilidade o lote gerado pelo programa CON3950 - Consistência e efetivação lotes.

30 - CON0210 - Razão contábil - Comparar o saldo total das contas de estoque com o total do saldo de estoque contábil do SUP1820 resumido. Caso não fechem, significa que no processo de fechamento ainda possui consistências não corrigidas. Sendo assim, executar novamente todo o passo a passo para identificar as divergências e proceder a correção dos documentos identificados nas consistências dos relatórios emitidos no passo a passo.


1.3. Fechamento de Custos

Abaixo está o passo a passo das atividades a serem realizadas no fechamento de custos:

31 - CST8600 - Consistências - Emitir o relatório de consistências de custos. Este programa pode ser emitido durante o mês.

32 - CST8600 - Preparação dos dados - Processar todas as etapas dessa rotina (Estrutura utilizada, Apropriação de consumo, Tempos, Taxa de absorção e Custos operacionais).

33 - CST8600 - Opção rateio - Se necessário, executar a rotina de GIF através dessa opção.
Observação: Caso alguma base de rateio seja por horas (calculadas pela etapa Tempos), deve-se processar até essa etapa, executar a atualização das base do GIF, efetuar o rateio, e voltar para as demais etapas no CST8600.

34 - CST8610 - Opção Produção - Calcular o custo de produção, valorizar os movimentos de estoque e calcular o custo médio.

35 - CST7100 - Valorização da produção / CST7210 - Mapa de Localização de custos. Efetuar o comparativo entre os totais dos relatórios

36 - CST7110 - Contabilização de custos - Se estiver tudo OK, efetuar a contabilização da produção. Abrir os 2 relatórios gerados na emissão dessa rotina. No segundo, procurar pela palavra NAO (sem til) e verificar se algum lançamento não foi efetuado por falta de parâmetros. O total do primeiro relatório deve estar igual ao CST7100.

37 - CST5560 - Custo dos produtos vendidos - Confrontar o total desse relatório por operação de estoque com o relatório resumido das movimentações de estoque dos itens produzidos emitido pelo programa SUP1820.

38 - CST5390 - Envia os lançamentos para a Contabilidade. No CON1640 - Cadastro de sistemas, sugere-se parametrizar o sistema CST para Gerar lotes sumariados e Efetivação automática. 1.4. Encerramento e Reabertura

39 - CST8610 - Cálculo Custo Médio - Processar a função Encerra mês. Significa que neste ponto, o processo de fechamento está encerrado e que todas as validações foram efetuadas com sucesso.

40 - SUP0505 - Reabertura do Fechamento de Estoque - Havendo necessidade de reabertura do mês já fechado, deverá ser processado este programa para todos os meses até o mês que se deseja iniciar o processamento novamente.


12) Manuais TDN Datasul - Para que serve o programa de Fechamento do Estoque (CE0409)?

Sintoma: Para que serve o programa de Fechamento do Estoque (CE0409)?

Causa: Para que serve o programa de Fechamento do Estoque (CE0409)?

Solução: O programa de Fechamento Mensal (CE0409) tem como função efetuar o encerramento contábil do período no módulo de Estoque. Ao executar este programa o último período fechado é alterado nos parâmetros do estoque/estabelecimento e, os saldos finais do período em fechamento são transferidos e assumidos como saldos iniciais do próximo período.
Para a execução deste programa é pré-requisito que o período esteja contabilizado. Para minimizar os problemas que possam ocorrer durante o fechamento do período, recomenda-se a execução do Sumário Contábil (CE0407) com a opção "Verifica", antes da opção "Atualiza". Assim, muitos problemas de fechamento serão detectados antes da Sumarização do Estoque, caso contrário, será necessário descontabilizar o período e, em alguns casos até descalcular o preço médio, assim, sempre recomendamos aos clientes que utilize a opção "Verifica" do Sumário Contábil, para que o Fechamento do Período se processe com êxito.
No programa CE0409, a pasta de digitação somente é habilitada se nos Parâmetros do Estoque, o tipo de fechamento for por "Estabelecimento".

A seqüência recomendada para a rotina de Fechamento do Estoque é a seguinte:
a) Para quem trabalha com o módulo de produção e custos do Datasul EMS, antes de iniciar o processo de fechamento, deverá certificar se todas as ordens de produção referentes ao mês que será fechado já foram reportadas e os tempos de mão-de-obra apontados.
b) Executar o programa de horas apropriadas por centro de custo para levantar as horas reportadas no período (CE0416).
c) Para empresas que trabalham com tipo de custeio batch, executar o calculo do preço médio (CE0401).
d) Analisar as movimentações de estoque e seus custeios através do Razão de Estoque (CE0402).
e) Verificar os lançamentos contábeis através do Diário Auxiliar do Estoque (CE0403).
f) Conferir a Valorização do estoque (CE0404).
g) Analisar as movimentações do estoque efetuadas por um determinado Centro de Custo/Conta Contábil, através do programa de Movimento e Aplicação (CE0405).
h) Fazer a atualização do consumo (CE0406).
i) Emitir o Sumário Contábil (CE0407) na opção "Verifica" e fazer as correções dos problemas encontrados. Maiores informações na FAQ 54076.
j) Emitir o Sumário Contábil (CE0407) na opção "Atualiza".
k) Listar o Sumário Contábil (CE0407) na opção "Imprime" e guardar este relatório para necessidade de posterior consulta.
l) Contabilizar o estoque. Maiores informações na FAQ 54080.
m) Executar o programa de fechamento mensal (CE0409).
n) Atualizar as Estatística do Estoque (CE0408).
o) Fazer a geração dos Arquivos Fiscais da Normativa 86 (CE0911).
p) Emitir o Registro Inventário Mensal (OF0790 até a release 204 e OF0791 a partir da release 206B).
p) Listar o Registro Controle Produção Estoque (OF0702).

Para o Razão Estoque (CE0402) e o Diário Auxiliar Estoque (CE0403) não existe a obrigatoriedade de emissão a cada fechamento, os mesmos podem ser emitidos para qualquer período, mas por medidas de segurança, até por políticas de eliminação de dados da base, sugerimos a execução conforme citado acima.
Para se resguardar em relação à necessidade fiscal referente aos dados do módulo de Estoque no encerramento do período, é um pré-requisito na utilização do processo de fechamento do estoque, emitir relatórios que podem ser solicitados por fiscalização. Quanto ao fato do programa possibilitar a impressão para períodos retroativos, dependendo da release do Datasul EMS que esta sendo utilizada em sua empresa, nem sempre isso será permitido, pois não há como o sistema identificar os saldos de ordens de processo/produção e saldos de terceiros que ocorreram na época, pois é um processo que muda a cada período, outro fator importante é a possibilidade de registros serem eliminados e caso isso ocorra, a empresa não terá como demonstrar informações fiscais referentes ao período solicitado.
Por esse motivo recomendamos que relatórios que devam ser utilizados em auditoria fiscal sejam impressos a cada fechamento de período e arquivados através de algum meio magnético ou físico, até porque é uma prática adotada por muitas empresas como forma de segurança. Assim, os relatórios e arquivos magnéticos que foram descritos nos procedimentos acima devem ser guardado para posterior consulta ou apresentação ao FISCO.
Basicamente são estes os procedimentos para a execução do fechamento mensal no módulo de Estoque, porem se este é o primeiro fechamento de sua empresa, sugerimos consultoria in-loco para auxiliar no processo, pois podem ocorrer dúvidas dos usuários durante a conferência dos dados e execução dos programas.
Maiores informações sobre o programa de Fechamento do Estoque, favor consultar o manual de Referencia do Produto EMS referente ao programa CE0409.

Resumo das Ocorrências de Erro:

Mensagem: 2 - Não encontrado Estabelecimento para chave informada.
Solução: Verifique se o estabelecimento informado na página de seleção esta cadastrado nos programas CD0602 e CD0611.

Mensagem: 73 - Nome de arquivo inválido.
Solução: Nome de arquivo informado não é compatível com o sistema operacional.

Mensagem: 108 - Ocorrência já constante na lista de digitação.
Solução: Na página de digitação, o estabelecimento informado já foi digitado.

Mensagem: 493 - Empresa principal não cadastrada.
Solução: A empresa que esta parametrizada nos parâmetros do estoque (CE0101) não esta cadastrada no sistema (CD0104).

Mensagem: 1549 - Confirma a execução do fechamento do período.
Solução: Mensagem de confirmação da execução do programa de fechamento do período no módulo de estoque.

Mensagem: 1563 - Fase do cálculo do preço médio deve ser 4.
Solução: O cálculo do preço médio não foi executado até o final. Deve ser verificado se não ocorreram erros no log do CE0401 indicando que o preço médio não foi calculado até o final. Verificar também se o médio foi executado para todas as fases.

Mensagem: 1593 - Existem movimentos sem saldo em estoque.
Solução: Este erro ocorre quando um item foi movimentado no período, mas, não existe registro na tabela de saldo em estoque para o mesmo. Esta situação geralmente é problema de integridade de base de dados. Ao ocorrer este erro deverá ser aberta FO para o componente CE0409, reportando este problema e anexando a FO o relatório gerado pelo programa de fechamento do período (CE0409).

Mensagem: 1595 - Fechamento realizado com sucesso.
Solução: Não ocorreu erro na rotina de fechamento do estoque, o processamento foi concluído.

Mensagem: 2858 - Usuário sem permissão para acessar o programa.
Solução: Solicitar permissão de acesso ao Administrador de seu sistema. Esta acesso é liberado através dos módulos de Segurança e Menu.

Mensagem: 3045 - Programa não cadastrado no menu.
Solução: Realizar o cadastro através do programa men012aa.

Mensagem: 4169 - Criado pedido para execução batch.
Solução: O processo de criação do pedido no RPW ocorreu com sucesso, sendo necessária agora a execução do pedido pelo servidor de execução. Se algum pedido de execução foi agendado, este pedido já esta confirmado e será executado na sua respectiva data.

Mensagem: 4306 - Erro na configuração da impressora.
Solução: Provavelmente aconteceu um dos seguintes erros: O usuário não possui nenhuma impressora associada. A impressora não possui nenhum tipo de layout cadastrado. A impressora não existe. O layout informado não existe.

Mensagem: 5749 - Diretório informado no caminho do arquivo não existe.
Solução: Diretório informado no caminho do arquivo para destino relatório não existe em seu sistema de arquivos.

Mensagem: 8525 - A senha informada no registro é invalida.
Solução: Erro de validação do produto. Entrar em contato com o suporte referente a registro de produto.

Mensagem: 8527 - Acesso aos programas do módulo negado.
Solução: Não possui acesso ao módulo ao qual o programa esta associado. Entrar em contato com o suporte referente ao registro de produto EMS.

Mensagem: 8532 - O número de usuários ativo no sistema esta esgotado.
Solução: Espere a liberação de acesso por outro usuário que esteja acessando o produto EMS.

Mensagem: 8536 - A data de validade do contrato expirou.
Solução: Erro de validação do produto. Entrar em contato com o suporte referente a registro de produto e solicitar novo número do produto e atualizá-lo.

Mensagem: 8697 - Reabertura do período já iniciada.
Solução: Esta sendo executado o programa de reabertura do período em outra sessão. Verificar qual o usuário que esta executando o programa CE0413. O programa CE0409 somente executará quando o programa CE0413 terminar.

Mensagem: 8698 - Descalculo do preço médio já iniciado.
Solução: Esta sendo executado o programa de descalculo do médio em outra sessão. Verificar qual o usuário que esta executando o programa CE0420. O programa CE0409 somente executará quando o período estiver com o médio calculado, sumarizado e contabilizado.

Mensagem: 15819 - Período não contabilizado até.
Solução: Este erro ocorre quando o período que será fechado ainda não foi contabilizado.

Mensagem: 16249 - Geração das Estatísticas do período não será atualizada.
Solução: Mensagem de advertência que indica que a Geração das Estatísticas do Estoque será atualizada com a execução do programa CE0408. No Magnus o programa de fechamento realizava automaticamente a geração das Estatísticas do Estoque.

Mensagem: 16459 - Ano fiscal não esta cadastrado.
Solução: Cadastrar os períodos contábeis através do programa CD0120 - Manutenção Ano Fiscal

Mensagem: 17006 - Erro Genérico.
Solução: Este erro ocorre quando a empresa utiliza o módulo de EAI. A descrição deste erro é originada por aquele módulo.

Mensagem: 17109 - Ultimo período fechado deverá ser informado nos parâmetros.
Solução: É necessário cadastrar a data do último período fechado através do programa CE0101, quando o tipo de fechamento do estoque for Único ou através do programa CD0611, quando o tipo do fechamento for por Estabelecimento.

Mensagem: 27576 - Não foi possível abrir o arquivo.
Solução: Geralmente ocorre para geração de relatório em terminal.Verifique se existe um editor de textos padrão para a visualização do relatório informado nas preferências do usuário, e se o mesmo é válido. Independente de ser aberto ou não, o arquivo sempre é gerado no diretório temporário da sessão.

Mensagem: 27839 - Processamento já iniciado em outra sessão.
Solução: Este processo já foi iniciado em outra sessão. Esta mensagem é apresentada por dois motivos: 1 - O processo foi interrompido de forma não prevista pelo sistema. 2- Outro usuário já esta realmente executando este processo. Poderá continuar caso tenha certeza que não existe outro usuário executando o mesmo programa neste momento.

Mensagem: 29665 - Estabelecimento não atualizou saldo inicial.
Solução: Este erro ocorre para estabelecimento que utiliza custo padrão e existe item que não atualizou o custo padrão durante o período que esta sendo encerrado no estoque.

Mensagem: 32552 - Impressão Desabilitada.
Solução: Por parametrização do administrador, a impressão em PDF deste relatório foi desabilitada. Para maiores informações, entre em contato com o administrador. Se este comportamento não for desejado, favor verificar a parametrização deste relatório no Cadastro de Programas.

Mensagem: 33264 - Ocorreu um erro na atualização. Preço médio não calculado. Item: Est:.
Solução: Este erro ocorre quando existe um item associado ao estabelecimento e, este item tem tipo de controle Físico ou Total, teve movimentação de estoque no período que será fechado mas, o preço médio deste item no estabelecimento não foi calculado. Verificar no relatório de log do CE0401 os erros deste item, descontabilizar o período (CE0412), eliminar as referências na Contabilidade e, descalcular o preço médio (CE0420). Fazer a correção do erro do cálculo do item no estabelecimento que ocorreu o problema, calcular o preço médio (CE0401) e contabilizar o período (CE0412).

Mensagem: 33265 - Ocorreu erro na atualização. Fechamento não processado para o item.
Solução: Este erro ocorre quando existe um item associado ao estabelecimento e, este item não foi processado pelo programa de fechamento do período (CE0409). Verificar no relatório de log deste programa, a causa do problema reportado.


13) Manuais TDN Datasul - Dicas para Fechamento Contábil no Contas a Receber

Fazendo o Fechamento Mensal de uma Espécie no Contas a Receber

Considere que a Conta Contábil de Saldo é exclusiva desta Espécie, pois caso não seja será difícil por este método.

  1. Emitir o Demonstrativo Contábil do Período, só para as Contas Contábeis de Saldo da Espécie.
  2. Emitir Razão do Cliente da Espécie (Sumariado) para o período anterior para o período que está sendo conciliado e para o próximo período:
Listando "Somente Movimentos que Contabilizam".
Não marcar o campo "Considera Recuper Perdas Dedut".
  3. Emitir Títulos em Aberto da Espécie para o período anterior e o período que está sendo conciliado:
Não considerando "Estornados que não Contabilizam".
Classificado por Nome do Cliente.
Só Totais.

  O que tem que conferir:

a. Razão
Saldo Inicial do período que está sendo conciliado = Saldo Atual do Período Anterior.

Saldo Atual do período que está sendo conciliado = Saldo Inicial do Próximo Período.

a. Demonstrativo X Razão:
Total de DBs do Demonstrativo - TRUN = Total de DBs do Razão.
Total de CRs do Demonstrativo - TRUN = Total de CRs do Razão.

a. Títulos em Aberto X Razão:
Títulos em Aberto do Período Anterior = Saldo inicial do Razão do Período que está sendo conciliado.


Títulos em Aberto do Período Atual = Saldo Atual do Razão do Período que está sendo conciliado .

Após estas verificações, caso não conferir Demonstrativo X Razão
Abrir chamado enviando os anexos analisados.

Alguns procedimentos básicos, mas muito importantes, para detectar diferenças entre o saldo de uma espécie (nos módulos APB/ACR) e a Contabilidade:
Emitir o demonstrativo contábil APB (ou ACR) do período, apenas para a conta contábil da espécie, com a opção "Mostra movimentos contabilizados" DESMARCADA. O objetivo é verificar se há algum movimento no período que não foi contabilizado.
Emitir o razão da Contabilidade do período, apenas para a conta contábil da espécie. O razão tem uma coluna que apresenta o módulo origem. Verifique se há algum lançamento de outro módulo que não seja APB (ou ACR).
Verificar na manutenção Cta Contábil Grupo Fornecedor (ou Cliente), quais espécies têm uma mesma conta Saldo parametrizada.
Emitir o Razão e o Títulos em aberto, observando que somente devem ser consideradas as espécies que tem a mesma conta Saldo.

Dicas para conferência com utilização do Excel:

No caso de não conferir Títulos em Aberto X Razão, descobrir para qual cliente apresenta a diferenças, mas, e se a empresa tiver um número elevado de clientes exemplo 12.000 clientes ou mais?
  Importar Razão com a diferença no Excel, carregando apenas a coluna que se vai conciliar e salvar como arquivo texto - raz08tot.txt.
  Passar programa* para eliminar zeros e demais sujeiras e salvar como raz08enx.txt (enxuto).
  Salvar o resultado da pesquisa em arquivo texto abe08tot.txt.
  Importar no Excel com delimitador > (este delimitador é gerado pelo Search Replace) ,adaptar conforme o caso e salvar o resultado como abe08enx.txt.
  Copiar os dois arquivos finais para diretórios diferentes, mas renomeando para um nome comum.
  Usar o Compare ou outro software compatível para fazer a comparação e descobrir as diferenças.
  Achou um valor que não confere? Procure localizá-lo nos arquivos originais, para descobrir a que cliente ele está relacionado.
Descoberto o cliente, re-emita os relatórios apenas para ele e abra chamado para TOTVS informando qual a diferença (valores, em que relatórios, o que não confere com o que), enviando os relatórios por cliente como anexo).

*No Search Replace(localizar e substituir) do Excel ou outro software compatível, procurar apenas as linhas com "Total Saldo Cliente:".

E se o que não bate é o valor de Débitos e Créditos do Demonstrativo com a Contabilidade?

Primeiro é necessário descobrir qual o dia está com diferença (usando normalmente o demonstrativo do ACR contra a Consulta do Razão da Conta, na contabilidade).

II. Rotina Mensal – Contabilização do Contas a Receber:

1. RAZÃO X TÍTULOS EM ABERTO:
Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização (Diário e Demonstrativo) é necessário que o saldo do Razão esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto. Caso os saldos não estejam coerentes, deve-se primeiro apurar esta diferença.

2. DIÁRIO AUXILIAR:
O Diário auxiliar permite que sejam verificadas todas as transações em nível de Conta Contábil. Neste relatório aparecem somente os lançamentos das espécies que contabilizam, independente se estão contabilizadas ou não.

3. DEMONSTRATIVO CONTÁBIL E CONTABILIZAÇÃO :
Antes da efetiva Contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil seja emitido sem marcar contabiliza movimentos de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade no demonstrativo deve estar marcado como contabiliza movimentos, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade. Obs.: A referência cuja diferença entre débito e crédito não seja "0" (zero),não serão atualizadas na Contabilidade.

4. CONSISTÊNCIAS CONTÁBEIS:
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização. Exemplo: A conta contábil de saldo vinha recebendo lançamentos até a data do dia 15 do mês corrente, no dia 31 do mesmo mês foi decidido que a conta será encerrada com data do dia 16. Neste caso vale ressaltar que o fato de ter encerrado uma conta no dia 16 não significa que entre esta data e o dia 31 os movimentos foram corrigidos, vale lembrar que passaram alguns dias entre o dia 16 e 31 cujos lançamentos ainda estão na conta antiga. Neste caso o programa de inconsistência indicaria que “existem apropriações contábeis em conta que já foi desativada pela data de fim de utilização”. Para este exemplo bastaria desfazer a contabilização do período e fazê-lo novamente. Este programa também pode apontar outros tipos de erro e para esta finalidade foi criado também o programa: Relatórios\Operacionais\Consistência de Títulos (prgfin/acr/acr365aa.r), que verifica se existe coerência de dados para os títulos analisados.
Obs.: Para que a performance deste programa atenda as expectativas sugerimos que seja utilizado diariamente ou no máximo semanalmente.

5. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL:
Este programa compara os saldos das contas contábeis de saldo na contabilidade x saldo das apropriações contábeis nos módulos e aponta as diferenças em valor para serem corrigidas. Obs.: Para que a performance deste programa atenda as expectativas sugerimos que seja utilizado diariamente ou no máximo semanalmente.

III. CONTA TRANSITÓRIA - CONTABILIZAÇÃO DO CONTAS A RECEBER:

Apesar de existir integração entre os módulos (Ex.: Faturamento X Contas a Receber), é necessário que exista uma Conta Contábil que sirva de ponte entre os mesmos. Por exemplo, uma Nota Fiscal que gere Duplicata no Faturamento teria o seguinte lançamento:

CR - Conta de Receita de Vendas (Faturamento).

DB - Conta de Saldo de Clientes (Contas a Receber).

Este é o lançamento que deveria ser efetuado na Contabilidade, no entanto, como as contas contábeis estão em módulos diferentes, que possuem sua própria rotina de contabilização, sem a conta transitória as referências seriam integradas ou somente com créditos (Faturamento) ou somente com débitos (Contas a Receber). A Conta Transitória não possui saldo contábil, pois quando os dois módulos são contabilizados a mesma é zerada.
Esta Conta também é utilizada para identificação de diferenças, pois se ao final de um período existir saldo, significa que houve problemas ou nos módulos integrados (Ex.: Lançamentos efetuados no Faturamento que não estão no Contas a Receber e vice-versa) ou na Contabilidade (Ex.: Lançamentos manuais).

A contabilização fica da seguinte forma:

Faturamento:
DB - Conta Transitória de Receita de Vendas (Estabelecimento)
CR - Conta de Receita de Vendas (Contas para Faturamento)

Contas a Receber:
DB - Conta de Saldo de Clientes (Contas de Saldo de Clientes)
CR - Conta Transitória de Receita de Vendas (Estabelecimento).

I. Como conciliar os relatórios Razão x Títulos em Aberto (ACR)?

O Títulos em Aberto imprime o saldo do cliente em determinado dia, sendo que são consideradas as baixas e implantações ocorridas nesse dia. Pode-se dizer então que o relatório imprime o saldo "ao fim do dia".
O Razão imprime o saldo inicial do cliente, as movimentações, e o saldo final. O saldo inicial e final podem ser conferidos pelo Títulos em Aberto conforme o exemplo:
Ao emitir o Razão de 01/08 a 31/08, emitir também:

1. Títulos em aberto em 31/07 (deve bater com o saldo inicial).
2. Títulos em aberto em 31/08 (deve bater com o saldo final).

Para que seja possível essa conferência, devem-se observar alguns critérios:

1. As faixas de espécies, datas, clientes/fornecedores, etc. devem ser as mesmas nos dois relatórios.
2. Desmarcar a opção "Estornados que não Contabilizam" no Títulos em Aberto e no Razão (APB). (OBS: No Razão ACR deve ser definido "Somente Movtos que Contabilizam").
Desmarcar as opções que consideram encargos financeiros como Juros, Abatimento, Desconto, Imposto, Multa, etc. nos dois relatórios.
Desmarcar a opção "Considera Recuper Perdas Dedut" no Razão (ACR).


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